Lēts grāmatvedis var izmaksāt dārgi – kā izvēlēties?

Kāpēc lētākā cena ne vienmēr ir labākā izvēle.

Kad uzņēmums meklē ārpakalpojuma grāmatvedi, viens no pirmajiem jautājumiem parasti ir:

“Cik tas maksās?”

Tas ir saprotami. Tomēr pēc vairāk nekā 15 gadu pieredzes varam teikt – neviens uzņēmums pie mums nav nonācis tāpēc, ka iepriekšējais grāmatvedis bijis pārāk dārgs.

Viņi atnāk pavisam cita iemesla dēļ:

• grāmatvedība nav veikta.
• Dokumenti nav iegrāmatoti.
• PVN deklarācijas ir kļūdainas.
• Nav iespējams saprast uzņēmuma finanšu stāvokli.

Un dažkārt kļūdas izmaksā vairākus tūkstošus eiro.

Kāpēc grāmatvedības cenas atšķiras?

Uzņēmēji bieži domā, ka pērk dokumentu ievadi.

Patiesībā viņi pērk:

• nodokļu risku samazināšanu;
• korektas deklarācijas;
• finanšu informāciju lēmumu pieņemšanai;
• drošību VID pārbaudes gadījumā;
• profesionālu konsultāciju;
• atbildību.

Piemēram:

Diviem uzņēmumiem var būt vienāds apgrozījums, bet pilnīgi atšķirīgs grāmatvedības darba apjoms. Viens uzņēmums mēnesī sagatavo 40 dokumentus, savukārt otram ir vairāk nekā 500 darījumu, vairāki būvniecības objekti, darba algu aprēķini, PVN uzskaite un regulāras konsultācijas. Šādos gadījumos pakalpojuma cena nevar būt vienāda, jo atšķiras gan darba apjoms, gan profesionālā atbildība.

Kas patiesībā ietilpst ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumā? Kad grāmatvedis kļūst par uzņēmuma finanšu partneri?

Dažkārt dzirdam:

“Man piedāvā grāmatvedību par 150 EUR mēnesī.”

Tas pats par sevi neko nepasaka. Cena ir jāvērtē kopā ar darba apjomu.

Piemēram:

Uzņēmums A

• 25 dokumenti mēnesī;
• nav darbinieku;
• nav PVN;
• viena banka.

Uzņēmums B

• 500 dokumenti mēnesī;
• vairāki objekti;
• darba algas;
• PVN;
• būvniecība;
• pašvaldības līgumi;
• konsultācijas.

Abi uzņēmumi nevar maksāt vienādi.

Uzņēmuma vadītājs ikdienā pieņem desmitiem lēmumu. Ne visi no tiem ir tikai grāmatvedības jautājumi. Nereti nepieciešama palīdzība komunikācijā ar VID, Valsts darba inspekciju, bankām, pašvaldībām vai projektu administrētājiem. Šādos brīžos uzņēmumam ir svarīgi, lai blakus būtu ne tikai grāmatvedis, bet profesionāls partneris, kurš palīdz atrast risinājumu.

8 pazīmes, ka uzņēmumam jāuzmanās no pārāk lēta piedāvājuma:

1)Vai grāmatvedis ir licencēts?

Tas apliecina, ka pakalpojuma sniedzējs atbilst normatīvo aktu prasībām.

2)Vai uzņēmumam ir civiltiesiskās atbildības apdrošināšana?

Kļūdas var izmaksāt ļoti dārgi.

3)Kā tiek aprēķināta cena?

Vai tā balstās uz:

• dokumentu skaitu;
• darbiniekiem;
• konsultācijām;
• uzņēmuma sarežģītību?

Ja atbilde ir tikai “150 EUR mēnesī”, ir vērts noskaidrot, kas šajā cenā patiesībā ietilpst.

4)Kas notiek, ja dokumentu apjoms dubultojas?

Vai cena paliek nemainīga?

Vai grāmatvedis joprojām spēs nodrošināt kvalitāti?

5)Vai konsultācijas ir iekļautas?

Dažkārt uzņēmējs samaksā par katru telefona zvanu. Citviet konsultācijas ir daļa no sadarbības.

6)Vai saņemsiet vadības informāciju?

Labs grāmatvedis nestāsta tikai, cik nodokļu jāmaksā. Viņš palīdz saprast uzņēmuma finanšu situāciju.

7)Kā notiek dokumentu nodošana sadarbības beigās?

Tas ir jautājums, par kuru reti domā iepriekš. Bet tieši šajā brīdī atklājas pakalpojuma kvalitāte.

8)Vai grāmatvedis uzņemas profesionālu atbildību par savu darbu?

Grāmatvedība nav tikai datu ievade – tā ir profesionāla atbildība.

Ko nozīmē būt uzņēmuma finanšu partnerim? 

Pēdējos gados esam pārņēmuši vairākus uzņēmumus pēc iepriekšējiem ārpakalpojuma grāmatvežiem.

Biežāk sastopamās problēmas bija:

• vairāku mēnešu neiegrāmatoti dokumenti;
• kļūdaini PVN aprēķini;
• nesakārtoti debitoru un kreditoru atlikumi;
• neatbilstoši algu aprēķini;
• nesakārtoti pamatlīdzekļi;
• neprecīza noliktavas uzskaite;
• vadībai nebija iespējams paļauties uz finanšu datiem.

Katrs šāds gadījums prasa ne tikai ikdienas grāmatvedību, bet arī būtisku iepriekšējo periodu sakārtošanu.

Kad lēta grāmatvedība kļūst dārga?

Ja uzņēmumam pēc gada ir jālabo:

• PVN deklarācijas;
• gada pārskats;
• darba algu aprēķini;
• VID paskaidrojumi;
• grāmatvedības uzskaite,

tad sākotnēji ietaupītie daži simti eiro bieži pārvēršas tūkstošos.

Kas notiek, ja grāmatvedība nav sakārtota?

Piemēram:

• VID var pieprasīt paskaidrojumus;
• banka var atteikt finansējumu;
• uzņēmuma vadītājs nevar pieņemt pareizus lēmumus;
• gada pārskats kļūst problemātisks;
• nodokļu kļūdas rada papildu izmaksas.

Mūsu klienti bieži saka, ka grāmatvedis ir pirmais cilvēks, kuram viņi zvana, kad uzņēmumā rodas sarežģīta situācija.

• Tas var būt VID pieprasījums.
• Valsts darba inspekcijas pārbaude.
• Pašvaldības projekts.
• Bankas finansējuma pieprasījums.
• Erasmus+ projekta finanšu atskaite.
• LAD dokumentācija.
• Uzņēmuma reorganizācija.
• Jauna uzņēmuma dibināšana.
• Grāmatvedības pārņemšana.

Reāli piemēri no prakses:

1. piemērs

“Pārņemot viena ražošanas uzņēmuma grāmatvedību, atklājām, ka vairākus mēnešus dokumenti nebija iegrāmatoti, debitoru uzskaite neatbilda faktiskajai situācijai un vadībai nebija iespējams iegūt patiesu priekšstatu par uzņēmuma finanšu stāvokli.”

2. piemērs

“Citā uzņēmumā sākotnēji šķita, ka izvēlētais ārpakalpojuma grāmatvedis palīdzējis samazināt izmaksas. Taču vēlāk bija nepieciešams labot PVN uzskaiti, sakārtot iepriekšējo periodu grāmatvedību un atjaunot finanšu datus, kas prasīja būtisku papildu darbu.”

3. Piemērs

“Uzņēmums bija nonācis ļoti sliktā situācijā ar VID, bija nepieciešams ļoti ilgs laiks, līdz uzņēmums ieklausījās mūsu ieteikumos, kā un ko labāk un pareizāk darīt, lai situāciju uzlabotu. Nu jau trīs gadus uzņēmums ir aizmirsis problēmu ar VID.

Kontrolsaraksts – 10 jautājumi, kurus uzdot pirms izvēlēties ārpakalpojuma grāmatvedi.

Izvēloties ārpakalpojuma grāmatvedi, iesakām vērtēt ne tikai cenu.

Jautājiet:

✔ Vai ir noslēgts rakstveida līgums?

✔ Vai ir profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšana?

✔ Vai uzņēmums izmanto licencētas grāmatvedības programmas?

✔ Kā notiek datu rezerves kopiju veidošana?

✔ Cik ātri tiek sniegtas atbildes uz jautājumiem?

✔ Vai tiek pārstāvēts klients VID pārbaudēs. VDI pārbaudēs?

Grāmatvedība nav tikai obligāta prasība. Tā ir uzņēmuma finanšu drošības sistēma. Daudzi grāmatveži sagatavo deklarāciju un nosūta klientam nodokļu summu. Mēs daram daudz vairāk.

Mēs:

• pārstāvam klientu VID (Valsts Ieņēmumu Dienests) tematiskajās pārbaudēs;
• gatavojam paskaidrojumus VID;
• risinām situācijas ar VDI (Valsts Darba Inspekcija);
• komunicējam ar bankām;
• palīdzam LAD (Lauku Atbaksta Dienests) projektu finanšu jautājumos;
• gatavojam finašu pārstāvību ERASMUS+ projektos;
• gatavojam dokumentāciju valsts un pašvaldību iestādēm;
• palīdzam uzņēmumiem sakārtot grāmatvedību pēc iepriekšējo grāmatvežu kļūdām;
• piedalāmies sarežģītu situāciju risināšanā līdz tās ir pilnībā atrisinātas.

Tieši šis ir pakalpojums, kuru uzņēmēji ļoti novērtē.

Labs ārpakalpojuma grāmatvedis nav tas, kurš maksā vismazāk.

Labs grāmatvedis ir tas, kurš brīdī, kad uzņēmumam rodas problēma, pasaka:

“Mēs to atrisināsim kopā.”

Tā ir atšķirība starp pakalpojumu un partnerību.

Ja šobrīd apsverat ārpakalpojuma grāmatveža maiņu vai vēlaties pārliecināties, ka Jūsu uzņēmuma grāmatvedība ir sakārtota, sazinieties ar FINANSES AK.

Piesaki konsultāciju pa tālruni +371 26212520

 info@finanses-ak.com

 Finansesak
 Finansesak