Digitālā transformācija finanšu procesos Latvijā turpinās, un viens no būtskākajiem soļiem šajā virzienā ir e-rēķinu ieviešana. Tuvāko gadu laikā elektroniskie rēķini par standarta dokumentu formu gan sadarbojas ar valsts darbību, gan uzņēmumu savstarpējos darījumos.
Daudzi uzņēmumi šobrīd izmanto rēķinus PDF formātā un uzskata tos par elektroniskiem dokumentiem. Tomēr e-rēķins izmaiņas no parasta PDF dokumenta. Tas ir strukturēts datu fails, kuru grāmatvedības sistēmas var automātiski bez grāmatas datu ievades. E-rēķinu ieviešana nozīmē būtiskas izmaiņas uzņēmumu finanšu jomā, tāpēc uzņēmumiem ir svarīgi sagatavoties jaunajai sistēmai.
Kas ir e-rēķins?
E-rēķins ir strukturēts elektronisks dokuments, kas satur informāciju par standartizētu datu formātu, piemēram, XML formātā. Šāds dokuments ļauj informācijas sistēmām automātiski kontrolēt rēķina datus. E-rēķins parasti satur tādu pašu informāciju kā parasts rēķins:
- piegādātāja un saņēmēja rekvizītus
- rēķina numuru un datu
- preču vai pakalpojumu aprakstu
- PVN likmi un summu
- kopēšanas maksājuma summu
Tomēr būtiskā atšķirība ir datu struktūra. Tā vietā, lai grāmatvedis manuāli nepieciešamau informāciju no PDF dokumenta, e-rēķins var tikt automātiski importēts grāmatvedības sistēmā. Tas ievērojami samazina darba apjomu un kļūdu risku.
Kāpēc Latvijā tiek ieviesti e-rēķini?
E-rēķinu ieviešanas galvenais mērķis ir digitalizēto uzņēmumu finanšu procesu un uzlabot nodokļu administrēšanu. Valsts līmenī e-rēķini palīdz:
- uzlabot nodokļu datu kvalitāti
- vienādot ēku ekonomiku
- automatizēt dokumentu apriti
- paātrināt rēķinu apstrādi
daudziem uzņēmumiem e-rēķini var sniegt vairākas praktiskas priekšrocības:
- ātrāku rēķinu apstrādi
- mazāk manuālu kļūdu
- galveno grāmatvedības darbu
- labāku finanšu pārskatāmību
Eiropas Savienībā e-rēķinu sistēma jau vairākus gadus tiek aktīvi attīstīta, un Latvija pakāpeniski ievieš šos risinājumus arī savā uzņēmējdarbības vidē.
Kā e-rēķini ietekmē uzņēmumu grāmatvedību?
E-rēķinu procesu ieviešanas galvenās uzņēmumu grāmatvedības. Tradicionālajā modelī grāmatvedības procesi bieži izskatās šādi:
- uzņēmums saņem rēķinu PDF formātā
- grāmatvedis grāmatui ievada rēķina informāciju grāmatvedības programmā
- rēķins tiek nodrošināts dokumentu arhīvā
E-rēķinu sistēmā process kļūst automatizēts:
- rēķins tiek izveidots strukturētā formātā
- rēķins tiek nosūtīts elektroniskajā datu apmaiņas sistēmā
- grāmatvedības sistēma automātiski importē rēķina datus
Šāds process ievērojami samazina darba darbu un uzlabo datu precizitāti.
Kā uzņēmumam sagatavoties e-rēķinu ieviešanai?
Lai pāreja uz e-rēķinu sistēmu noritētu veiksmīgi, ko veicat vairākus sagatavošanās soļus.
Izvērtēt grāmatvedības konsultācijas
Pirmais solis ir pārliecināties, vai uzņēmuma izmantotā grāmatvedības programma atbalsta e-rēķinu apstrādi. Daudzas modernās grāmatvedības sistēmas jau šobrīd piedāvājums:
- e-rēķinu importu
- automātiskā datu apstrāde
- integrāciju ar dokumentu aprites sistēmām
Ja izmantotā sistēma neatbalsta e-rēķinus, uzņēmumam var būt nepieciešams apsvērt programmatūras atjaunošanu.
Pārskatīt dokumentu aprites procesus
E-rēķinu ieviešana bieži nozīmē arī dokumentu aprites procesu pārskatīšanu. Uzņēmumam jānosaka:
- kā tiek sagatavoti rēķini
- kā notiek rēķinu apstiprināšana
- kā tiek organizēta dokumentu uzglabāšana
Sakārtota aprite palīdz nodrošināt nodrošinātu grāmatvedības dokumentu darbu.
Automatizēti finanšu procesi
E-rēķinu sistēma vislabāk darbojas kopā ar automatizētiem finanšu procesiem. Automatizācija var tikt ievertināta:
- bankas datu integrāciju
- personu maksājumu saskaņošanu
- debitoru un kreditoru kontroli
Šādi risinājumi samazinao darbu un uzlabo finanšu informācijas kvalitāti.
Apmācīt darbiniekus
Svarīgi ir arī nodrošināt darbiniekus par jaunajiem procesiem. Grāmatvežiem un finanšu speciālistiem jābūt informētiem par:
- e-rēķinu datu struktūru
- dokumentu apmaiņas platformām
- jaunajām normatīvajām prasībām
Savlaicīga apmācība palīdz izvairīties no kļūdām pārejas periodā.
Kādi būs ieguvumi uzņēmumiem?
Lai gan būtu jārēķina ieviešana var prasīt papildu sagatavošanās darbu, ilgtermiņā tā sniedzskus ieguvumus. Galvenie ieguvumi ir:
- ātrāka rēķinu apstrāde
- mazāks manuālais darbs
- mazāk kļūdu grāmatvedībā
- efektīva dokumenta aprite
Uzņēmumi, kas procesu pielāgo savus finanšu, var iegūt konkurences priekšrocības digitālajā biznesa vidē.
