VID tematiskā pārbaude jeb nodokļu kontrole uzņēmumā: kā sagatavoties un ko nekādā gadījumā nedarīt?

Valsts ieņēmumu dienesta (VID) paziņojums Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) gandrīz katram uzņēmējam izraisa reakciju: “Vai tiešām esam pieļāvuši kļūdu? Gaidāms sods?” Uztraukumam nav iemesla. VID pārbaude automātiski nenozīmē pārkāpumu vai negodprātīgu rīcību. Inspektori vispirms pārbauda atsevišķu darījumu pamatotību, aprēķinu pareizību un grāmatvedības uzskaites atbilstību likuma prasībām.

Lai pareizi reaģētu, vispirms jāsaprot juridiskās nianses. Runājot par VID pārbaudēm, uzņēmēji ierasti izmanto terminu “tematiskā pārbaude”, taču kopš 2023. gada spēkā ir jaunāks, vienkāršots pārbaužu regulējums. Visi iepriekšējie pārbaudes veidi (tostarp tematiskās un datu atbilstības pārbaudes) šobrīd ir apvienoti divos pamata formātos:

Nodokļu kontrole – operatīvs process, kurā VID pārbauda konkrētus darījumus, dokumentus vai deklarācijas. Mērķis ir identificēt neatbilstības un aicināt pašu uzņēmēju novērst kļūdas un precizēt aprēķinus;
Nodokļu audits – padziļināta pārbaude gadījumos, kad pastāv būtiski nodokļu nemaksāšanas riski vai nodokļu kontroles laikā nav izdevies kļūmes novērst. Audita noslēgumā VID pieņem lēmumu par papildus aprēķinātiem nodokļiem, nokavējuma vai soda naudām.

Iemesli pārbaudes uzsākšanai var būt dažādi: automātiskā datu sistēma fiksējusi atšķirības starp jūsu un darījumu partneru atskaitēm, uzņēmums ilgstoši strādā ar zaudējumiem, pieteikta PVN pārmaksas atmaksa vai uzņēmuma rādītāji manāmi atšķiras no nozares vidējiem skaitļiem.

Katrai pārbaudei ir sava norises gaita, taču veiksmīgs iznākums ir atkarīgs no pārdomātas sagatavošanās. Esam apkopojuši 6 praktiskus soļus pareizai rīcībai un kļūdu novēršanai.

1. Neignorējiet VID vēstuli – rūpīgi izlasiet VID pieprasījumu un tā termiņus

Pirmā kļūda uztraukuma dēļ ir vēstules atlikšana uz vēlāku laiku. VID paziņojumam ir oficiāls raksturs, un tajā norādītie termiņi ir saistoši.

Iepazīstoties ar vēstuli EDS, uzreiz var noskaidrot trīs lietas:

Kādi dokumenti vai paskaidrojumi nepieciešami? (Līgumi, rēķini, bankas kontu izraksti, pieņemšanas-nodošanas akti, degvielas patēriņa normas u.c.);
Par kādu periodu ir jāiesniedz informācija;
Kāds ir precīzs izpildes termiņš?

Ja pieprasītais apjoms ir liels un noteiktajā laikā to fiziski nevarat sagatavot, nekavējoties sazinieties ar vēstulē norādīto VID darbinieku. Savlaicīgs un pamatots lūgums pagarināt termiņu parasti tiek apstiprināts, jo VID novērtē atsaucību un caurspīdīgu komunikāciju.

2. Pārbaudiet dokumentus pirms iesniegšanas VID

Steigā nosūtīta, nepilnīga dokumentu pakete radīs papildu aizdomas un izraisīs jaunus jautājumus no inspektoru puses. Pirms dokumentu pievienošanas EDS pārliecinieties:

Vai pievienoti tieši pieprasītie dokumenti?
Vai dokumenti noformēti pilnībā – ar rekvizītiem, parakstiem (vai e-parakstiem) un reģistrācijas numuriem?
Vai grāmatvedības dati, bankas izraksti un attiecīgo periodu deklarācijas savstarpēji sakrīt?
Vai katram darījumam ir juridiski korekts pamatojums?

Pretrunīga informācija ir īsākais ceļš, kāpēc vienkārša nodokļu kontrole pārtop ilgstošā nodokļu auditā.

Gramatvedibas dokumentu parbaude VID Finanses AK

3. Pārbaudiet un pamatojiet uzņēmuma darījumu ekonomisko būtību

VID pēta ne tikai formalitātes (rēķinus vai pavadzīmes), bet gan darījuma reālo norisi un saimniecisko loģiku. Gatavojieties atbildēt uz trim jautājumiem:

Kāpēc darījums bija vajadzīgs? Kā tas ir saistīts ar ieņēmumu gūšanu un uzņēmuma darbību?
Vai darījums notika reālajā dzīvē? Kā varat pierādīt pakalpojuma saņemšanu vai preces piegādi (e-pasti, fotoattēli, transporta pavadzīmes, darba izpildes akti, darbinieku atskaites)?
Vai darījuma partneris bija spējīgs nodrošināt pakalpojumu? Piemēram, vai viņa rīcībā bija resursi, darbinieki un atbilstošas licences,

Skaidrs un pamatots saimnieciskais mērķis noņem jebkādas VID inspektoru aizdomas.

4. Sagatavojiet konsekventu skaidrojumu VID

Ja VID lūdz rakstiskus skaidrojumus, atbildēm jābalstās uzņēmuma dokumentācijā un faktiskajos apstākļos. Nekad nesniedziet sasteigtas vai savstarpēji pretrunīgas atbildes. Mainīgas versijas pirmajā un nākamajās vēstulēs dos iemeslu aizdomām par informācijas slēpšanu. Izstrādājiet vienu loģisku, dokumentāri pierādāmu skaidrojumu. Ja paskaidrojuma sagatavošanā piedalās vairāki darbinieki (vadītājs, izpildītājs, grāmatvedis), saskaņojiet visu sniegto informāciju.

5. Nelabojiet uzņēmuma grāmatvedības ierakstus – konsultējieties ar savu grāmatvedi

Saņemot VID paziņojumu, uzņēmējiem nereti rodas vēlme nekavējoties precizēt grāmatvedības ierakstus vai iesniegt labotas deklarācijas par iepriekšējiem periodiem. Šāda rīcība ir neapdomīga un var radīt pretēju efektu. Atvērtas pārbaudes laikā veikti labojumi VID acīs var tikt interpretēti kā pārkāpuma netieša atzīšana vai mēģinājums slēpt pēdas. Pirms jebkādu izmaiņu veikšanas situācija ir vispusīgi jāizvērtē kopā ar piesaistīto grāmatvedi vai nodokļu konsultantu. Speciālists palīdzēs noteikt, vai neatbilstība tiešām pastāv, kā arī piemēros atbilstošāko un juridiski drošāko risinājumu.

6. Sadarbojieties ar VID – tas atvieglo VID nodokļu pārbaudes procesu

Saziņā ar Valsts ieņēmumu dienestu svarīgi apzināties, ka kontroles mērķis ir pārliecināties par nodokļu aprēķinu pamatotību un novērst nepilnības, nevis piemērot maksimālos sodus. Noraidoša, emocionāla vai agresīva stāja komunikācijā situāciju tikai apgrūtina un var piesaistīt padziļinātu inspektoru uzmanību.

Lietišķa un caurspīdīga sadarbība ir viens no spēcīgākajiem uzņēmēja instrumentiem pārbaudes laikā. Paziņojiet par gatavību sadarboties, sniedziet atbildes noteiktajos termiņos un atbildiet precīzi uz uzdotajiem jautājumiem.

Ja kāds no VID pieprasījumiem šķiet neskaidrs vai juridiski apstrīdams, risiniet to ar argumentētu un dokumentāli pamatotu saraksti, nevis konfliktu. Konstruktīva un sakārtota komunikācija apliecina uzņēmuma labo ticību, kas atvieglo pārbaudes norisi un palīdz nodrošināt labvēlīgāku iznākumu.

Kur visbiežāk rodas problēmas? Finanšu konsultantu novērojumi

Praksē novērots, ka papildu nodokļu uzrēķini un ilgstošas domstarpības ar VID reti rodas apzinātas negodprātības dēļ. Daudz biežāk iemesls ir pavisam ikdienišķa paviršība dokumentu apritē un darījumu noformēšanā.

Kopīgās iezīmes gadījumos, kad VID piemēro papildu uzrēķinus:

Formalitātes dokumentos: Līgumi bez būtiskiem pielikumiem, vispārīgi un nepilnīgi darba izpildes akti (piemēram, ieraksts “par konsultāciju pakalpojumiem” bez izvērsta paveiktā darba apraksta);
Pierādījumu trūkums par darījuma norisi: Nesaglabātas e-pasta sarakstes, darba uzdevumu atskaites vai fotoattēli, kas apliecinātu, ka pakalpojums reāli saņemts vai būvniecības/remonta darbi tiešām veikti;
Nepārbaudīti darījumu partneri: Darījumi ar uzņēmumiem, kuriem ir nodokļu parādi, nav reģistrētu darbinieku vai nav atbilstošu resursu pakalpojuma sniegšanai. VID to var interpretēt kā fiktīvu darījumu;
Paviršība grāmatvedības attaisnojuma dokumentos: Preču pavadzīmes bez precīzām piegādes adresēm vai transporta pakalpojumu rēķini ilgtspējīga pamatojuma trūkuma dēļ.

Kārtība dokumentācijā un periodisks, profilaktisks iekšējais grāmatvedības audits nodrošina to, ka jebkurš VID pieprasījums kļūst par parastu ikdienas procedūru, nevis pamatīgu stresa avotu.

Kā FINANSES AK var palīdzēt jūsu uzņēmumam VID nodokļu pārbaudes laikā?

Tādas procedūras kā nodokļu kontrole vai audits prasa nevainojamu finanšu un juridisko precizitāti. Kļūda komunikācijā vai nepārdomāti sagatavoti dokumenti var radīt nevajadzīgus finanšu riskus un dārgus papildu uzrēķinus.

Ja esat saņēmuši VID paziņojumu par nodokļu kontroli, pieprasījumu sniegt paskaidrojumus vai gatavojaties pārbaudei, FINANSES AK nodokļu un finanšu speciālisti nodrošina grāmatvedības uzskaites pārbaudi un izvērtēšanu:

Dokumentācijas un risku auditu: Izvērtējam pieprasītos dokumentus, identificējot iespējamās neatbilstības pirms to iesniegšanas VID;
Argumentētu atbilžu sagatavošanu: Izstrādājam juridiski un ekonomiski pamatotus skaidrojumus par darījumu faktisko būtību;
Interešu pārstāvību: Nodrošinām profesionālu un mierīgu komunikāciju ar Valsts ieņēmumu dienesta inspektoriem visos pārbaudes posmos.

Uzticiet saziņu ar VID nozares profesionāļiem – sazinieties ar grāmatvedības biroju FINANSES AK un parūpējieties par sava uzņēmuma finanšu drošību.

Piesaki konsultāciju pa tālruni +371 26212520